遠隔の事業所における勤怠状況把握や集計管理もスムーズに！ 施設への出勤体系ではないスタッフの打刻もスマホで簡単に！
| 業種 | 従業員数 | 拠点数 |
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| 訪問看護・訪問介護・居宅介護支援 等 | 101～500名 | 18 |
導入前の課題 |
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・タイムカード勤怠集計を手作業で行っておりかなり煩雑だった |
導入後の効果 |
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・勤怠の集計に10日間程度かかっていたが、8日間程度への時間短縮ができ、別の業務に充てることができた |
法人本部兼営業戦略本部 石川様
株式会社 スイッチオンサービス
病院退院後は外来リハビリテーション通院は存在しますが、制度上、長期間継続した通院は不可能です。
「じゃあ私はいったいどこでリハビリテーションを受ければ良いのか？」という患者様の声もよく耳にし、患者様はいったいどこでリハビリテーションを受けているのか？ という社長の疑問から、「いつまでもその人らしく住み慣れたお家からお出かけできるように応援します」という理念で会社の運営を始めました。
出来ることは「自分でする」ということを尊重したサービス提供を行うことで、地域の方々へ本質的なリハビリテーションを展開することをしています。
私たちの合い言葉は「スイッチオン」です。万人が持っている遺伝子のスイッチをオンすることが、より良い人生へと結びつけることと思っております。
私たちは、皆様のスイッチオンしていくことを使命としています。
VWSの導入の経緯をお伺いできますでしょうか。
ビジョンさんとは別のサービスでお付き合いをさせていただいており、営業担当さんから「VWS勤怠のサービスを始めたんです」とお声掛けをいただきました。
それまではタイムカードで打刻を行っていました。
勤怠作業の集計を手作業だったのを解決するために電子化をしたいと考えており、ちょうど施設や職員の増加が見込まれた時期に具体的に検討し始め、いろいろとご相談させていただき導入に至りました。
弊社のような介護・福祉の事業であると、施設で働く以外にもご自宅へ向かいサービスを行う方もいるので、タイムカードでの管理では打刻機がないと打刻が出来ない事を改善したいと考えてもいました。
無料で使えるアプリがあり、タブレットやスマホから打刻ができることが良いと思いましたね。
また、導入の決め手となったのは導入費と使用料です。
これまで使っていたものから新しいサービスに切り替える時って、どうしても導入費と利用料を考えますよね。
それって良い面も悪い面もあると思うのですが、システムをガラっと変えるってところでは、最初に費用が掛かってしまうとハードルがかなり高くなります。VWSは導入費が0円ですので導入のしやすさがありました。
また、従業員一人に対して掛かるコストとランニングコストにおいても良心的な価格です。
VWSを導入してどのようにかわりましたか
勤怠の集計において大きく変化しました。
これまでタイムカードの表裏をみて出勤・退勤打刻の時間を１日ずつExcelに入力しなくてはいけなかったんです。Excelに入力して計算し、再度確認するという手順で集計作業を行い、給料計算をしていました。タイムカードの頃と比べると、
一人一人の勤怠時間を打ち込む作業がなくなったということがとても大きいですね。VWS勤怠を使用してからは、月に10日間程度かかっていた集計作業が、8日間程度となり、実質16時間程度の業務時間短縮が可能となりました。
時間短縮出来た分、別の仕事ができることで業務の効率化も図れています。
あと、打刻漏れがあった場合は、その人の勤怠表の対象箇所が赤く表示されるのでとても分かりやすいです。
打刻が漏れているというのをアナログ（人でのチェック）で行っていたときには、どうしてもミスがあったりもしましたので助かっています。
VWSの導入をしたことで、職員の勤怠状況を、リアルタイムに把握でき、業務指導ができるなどの変化を得ることができ、非常に満足しています。
管理者の現場単位での勤怠・労務管理という意味では「ちゃんと見ていかないといけないんだな」とか、「これがこういう風に反映されるのか」という落とし込みに繋がり、会社全体としては、働き方を見直せるきっかけになったという感じですね。
あとは、ご自宅へ向かいサービスを行い働くスタッフが、スマホで打刻できるということも非常にメリットを感じています。
例えば訪問介護の場合ですと、家事の援助だけをするとか、介護をメインに時間帯で援助をする働き方があります。
そのご自宅に到着した段階が出勤となり、サービスを終えて「帰ります」と玄関を出た段階が退勤というルールでやっている勤務形態があるのですが、その把握がタイムカードではどうしても難しかったので、VWS勤怠を導入したことで改善ができると考えています。
これまでは紙に書く方法にて自己申告でやっていたので、サービスを実施した時間帯の区切りで付けていたところを、スマホやタブレットで打刻した時間が記録できるので、より正確に職員の働き方を把握できるようになると思います。
VWS申請フローの利用はいかがでしょうか
申請フローは、楽にはなっていると思いますね。まだ全員に反映している訳ではなく、うまく申請できない方もいるのですが、こちらからもレクチャーしつつ慣れていってもらっています。
管理画面を見た時にリアルタイムで状況表示がされるので、この人が有休になったんだなとか、管理側も見やすくなりましたね。
以前は、申請者本人が紙ベースの書類を施設の管理者に渡すというフローだったのですが、お休みの申告を言いづらい人もいたでしょうし、わざわざ管理者に会いに行って渡さなきゃいけなかったりする面倒もなくなるのでスムーズになると考えています。
VWSの他にも給料前払いサービス「早給」も導入しました。
会社の福利厚生的な感じで活用していく予定です。
業界的に資格を必要としたりすることもあるので、資格を取りたいという時や何かしたいからお金が必要だったりとか、いろいろな場合に応えるために、一部制限はありますが、職員の満足度向上に繋がる一歩として導入をしています。
利用したスタッフも非常に助かったと言っていました。
