電子契約のメリットには「コストカット・省スペースに役立つ」「業務の効率化が狙える」などがあります。
この記事では、7つのメリットと3つのデメリットについて、わかりやすく解説します。電子契約への対応でお悩みのご担当者さまは、必見です。
電子契約は、リモートワークの普及のほか、脱判子・ペーパーレス化の推進によって注目を浴びている契約方法です。
しかし、「導入するとどのようなメリットが得られるのか」「デメリットはないのか」など、さまざまな疑問を抱えている方も多いはず。
この記事では、電子契約のメリットを7つと、デメリットを3つわかりやすく解説します。
最後まで読めば、自社に電子契約を導入すべきかどうかを判断できるようになります。
電子契約について理解を深め、よりスピード感のあるビジネス展開ができる企業を目指しましょう。
この記事の目次
電子契約のメリット
電子契約とは、電磁的に作成した契約書を使って交わす契約のことをいいます。なかには、「判子も直筆の署名もない電子契約では、紙の契約書のような効力がないのでは」と不安にお思いの方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、電子契約は「電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」（※）とされており、安心して利用できる契約方法です。
※平成十二年法律第百二号 電子署名及び認証業務に関する法律
さて、インターネット上で完結する電子契約には、7つのメリットがあります。
この章では、それぞれについて具体的にご紹介します。
＜電子契約のメリット＞
コストカット・省スペースに役立つ
業務の効率化が狙える 管理体制を強化できて改ざんリスクが低減する
契約手続きの進行度が可視化できる
書類の紛失・破損・汚損防止に役立つ
リモートワークと相性がよい 契約更新時期に気づきやすい
また電子契約そのものについては、「【電子契約とは？】概要・メリット・デメリットをわかりやすく解説！」で詳しくご紹介しています。
電子契約について理解を深めたい方は、ぜひあわせてチェックしてみてください。
1-1. コストカット・省スペースに役立つ
紙面から電子契約へ移行することで、コストカットが可能です。たとえば、紙面の契約書を交わす際に必要な「印紙代（印紙税）」「紙・インク代」「郵送費用」などを削減できます。
年間の契約数が多い企業ほど、大幅なコストカットができるでしょう。
また電子化することで、書類の保管場所を新たに確保する必要がなくなるのもメリットです。
契約書をファイリングする手間が省けるうえ、書類保管用に契約していた貸倉庫代や、書類整理のためのキャビネット代・ファイル代なども不要になります。
ただし電子契約サービスは、サービスの利用料・契約締結ごとの料金などが発生する場合もありますので、費用の実情を踏まえた判断が必要です。
1-2. 業務の効率化が狙える
紙面で契約する場合、書類作成・印刷・郵送準備など多くの工程が必要になります。また先方にも、確認して押印したのち返送と、手間をかけさせてしまうはずです。
しかし電子契約なら、書類を作成して共有し、相手が対応すれば完了となるため効率的です。
電子化すれば、契約締結に必要な時間を数分～1日程度まで短縮でき、スピード感のあるビジネス展開が可能になるでしょう。
1-3. 管理体制を強化できて改ざんリスクが低減する
電子契約へ移行すると、以下のように管理体制の強化が図れるのもメリットといえます。適切な管理ができることで、文書が破損したり場所がわからなくなったりせず、安心して業務を遂行できるでしょう。
＜管理体制の強化に役立つ特徴＞
データを一元管理できる
バックアップが簡単
権限に応じたアクセス制限を設ければ、セキュリティ強化が図れる
また電子契約の場合、各電子契約サービスに電子署名機能（誰が作成したかを記録する機能）やタイムスタンプ機能（いつ、なにが起きたかを記録する機能）がついています。
万が一改ざんされた場合でもきちんと把握できるようになっているのも、改ざんリスクの低減に役立つメリットといえるでしょう。
1-4. 契約手続きの進行度が可視化できる
電子契約サービスのなかには、進行度が確認できるものもあります。たとえば書面の場合は、「契約書は無事到着したか」「契約書を確認してもらえたか」「返送が遅いけれど、忘れられていないか」などの不安がつきものになるでしょう。
電子契約サービス上で進捗が確認できれば、安心して待てるだけでなく、必要があれば適切なフォローをすることもできます。
1-5. 書類の紛失・破損・汚損防止に役立つ
契約書を紙面で保管した場合、地震・洪水・台風・火災などのトラブルで紛失・破損・汚損するリスクがあります。もし契約書が紛失・破損・汚損すれば、相手企業へ連絡を取り、写しを送ってもらう必要が生じます。
しかし電子契約へ移行していれば、契約書はクラウド上に保存されているため、取引先に手間をかけさせず通常業務への復帰に注力できるでしょう。
また紙の契約書は、どれだけ注意していても、ほかの書類に埋もれて紛失する可能性があります。
とくに年間数千件の契約をする企業であれば、管理するのが大変なはずです。
電子契約サービスには文書の検索機能がついている場合もあるため、紛失防止にも役立ちます。
1-6. リモートワークと相性がよい
電子契約サービスに接続さえできれば、社内・出先・自宅と場所を問わず契約締結を進められるのもメリットです。リモートワークを導入した際も、判子と署名をするためだけに出社するなどの、非効率的なことをせずに済むようになるでしょう。
働き方の多様性を追求する企業にとって、メリットの大きいサービスといえます。
1-7. 契約更新時期に気づきやすい
電子契約サービスには、更新時期が近づくと教えてくれるお知らせ機能が搭載されているものもあります。毎月わざわざ契約書をチェックしなくても、通知されたものだけ確認すれば、余裕をもって今後のことを検討できるでしょう。
「うっかり契約更新時期を過ぎてしまった」といった経験がある場合は、お知らせ機能の搭載された電子契約サービスを導入すると安心です。
電子契約のデメリット・注意点
メリットの多い電子契約ですが、把握しておくべきデメリットや注意点もあります。きちんと把握せずに導入すると、「電子契約サービスを契約したのに利用できなかった」「イメージしていたようなメリットが得られなかった」などの問題に直面する可能性も。
ここでは、以下の3点について解説しますので、具体的な内容を確認しておきましょう。
＜電子契約のデメリット・注意点＞
法律を確認する必要がある 社内外への協力を要請する必要がある すべての契約には対応できない
2-1. 法律を確認する必要がある
電子契約を導入する際は、電子帳簿保存法や、業界の契約方法に関する法令を確認しておかなければなりません。電子帳簿保存法では、電子データの保存場所や保存期間など、電子化した書類に関するさまざまなルールが定められています。
規程に基づき税務調査が入る場合もあるため、関連する部署は徹底して確認しておく必要があるでしょう。
また電子契約ができない契約もあるため、電子契約を導入した結果、紙の契約書と混在する可能性もあります。
紙の契約書と電子契約が混在し、かえって業務フローが複雑になる場合は、いったん電子契約の導入を見送るのも選択肢となります。
2-2. 社内外へ協力を要請する必要がある
電子契約は、社内外の協力なくして導入できません。社内には、社内規程や契約文書・業務フローの見直しを求めることになります。
とくに法務部や契約に関連する部署には、導入メリットを丁寧に説明し、しっかり対応してもらう必要があるでしょう。
また取引先に対しても、電子契約に対応してもらえるか伺う必要があります。
ときには以下のようなデメリットがあり、電子契約の導入に難色を示される場合もあるでしょう。
＜電子契約に協力してもらえないケース＞
取引先にもおなじ電子契約サービスを導入してもらう必要があったが、導入コストや業務フロー変更を理由に了承してもらえなかった
「紙の契約書でないと不安」「電子化した契約書では信頼できない」など、心理的な抵抗感があり、同意いただけなかった
後々トラブルにならないよう、事前に情報を共有し、社内外問わず必要なフォローをしておく必要があります。
2-3. すべての契約には対応できない
電子契約ですべての契約をカバーできるわけではありません。法律によって紙面での契約が指定されている契約（「任意後見契約書」など）は、電子契約ができないのです。
ただし、対応できる業界・契約も増えているため、電子化を検討する場合は業界の法律に関する動向をチェックしておきましょう。
「安心して使えて、気軽に導入できる電子契約はないか」とお悩みのご担当者さまも多いのではないでしょうか。
導入しやすい電子契約なら「Legal Sign」
「安心して使えて、気軽に導入できる電子契約はないか」とお悩みのご担当者さまも多いのではないでしょうか。その場合は、ぜひ「Legal Sign」をご検討ください。
「Legal Sign」は、取引ユーザー社23万社を突破した安心の「Global Sign」を活用した電子契約サービスです。
作成した電子契約書はクラウドストレージで管理し、リアルタイム進捗管理・メールでの署名依頼・合意締結証明書発行などが可能なため、安心してご活用いただけます。
また月額４,980円で利用でき、契約締結ごとの費用は1ファイルにつき200円となっています。
上記のほかに初期費用・違約金はかからないため、予算面の心配も不要です。 気になる方は、「Legal Sign」から資料をご請求ください。
まとめ
電子契約は、電磁的な契約書を用いた契約のことをいい、手続きをインターネット上で完結できるのが特徴です。主に「コストカット・省スペースに役立つ」「業務の効率化が狙える」「管理体制強化・改ざんリスクの低減に役立つ」といったメリットがあり、スピーディな契約締結に役立ちます。
しかし、「法律を確認する必要がある」「社内外へ協力を要請する必要がある」「すべての契約には対応できない」などのデメリットも。 自社にとってメリット・デメリットどちらが大きいのかを比較し、導入を検討してみてください。
